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孙陶然:邮件都应在24小时之内给予回复

来源: 发布时间:2018-05-15

        摘要:只有达成回应,沟通才是可以实现的。人与人对同一件事物的认知和反馈不同,沟通的艰难常常因此而来,但在职场中,沟通不仅必要,对沟通的质量和结果也有更高的要求,邮件是非常重要的沟通手段,回复邮件则成为一件需要技巧的事情。拉卡拉董事长孙陶然在他的新书《有效管理5大兵法》中,用简单直接的语言阐述了经营管理之道,更详尽分享了拿来即用的职场技巧,如何有效的回复邮件则是其中之一。

陈彤曾任新浪网总编辑多年,新浪网的新闻无论从时效性还是深度上都一直位居全国前列,这与他的管理是分不开的。我第一次听说陈彤的管理“简单粗暴直接有效”是从雷军口中,雷军告诉我陈彤给新浪网的员工制定了一个200 多页的管理手册,事无巨细都做了明确规定,其中对于通信工具的规定是“陈彤的电话必须振铃十声以内接起,否则罚款XX 元”,导致新浪网的编辑们就是洗澡的时候也不敢把手机放到视线之外。

邮件是现代办公非常重要的沟通手段,如果不能及时回复邮件,就会非常耽误进度——尤其是发送邮件的人责任心不强不主动追问的时候。当然对方因为你没有回复邮件而把工作停下来是对方的问题,但是你既然作为工作环中的一环,也有责任。

什么是日清邮件?

拉卡拉十二条令规定,必须日清邮件,这是一条纪律。所谓日清邮件,即所有发给你的邮件,最迟不能迟于发件人发出后24 小时做出回复。言下之意,手机必须保持24 小时畅通,除了在飞机上不得关机,并且应该随时检查邮件、微信等工作信息并及时回复。据说华为研究过全世界任何一个单程飞机最长的飞行是17 小时,所以他们规定17 小时内必须回复邮件。

为什么要日清邮件?

我们要求日清邮件,不仅仅是对邮件的要求,其背后体现的更是我们对员工工作状态的要求。

我们之所以要求日清邮件,是因为以下三个原因:

一、保证效率。

不让工作耽搁在自己这一环,是保证整体效率的基础。如果每个人都不让工作在自己的这一环节耽搁,整体的效率自然就有了。

二、让干部把全部心思时刻用在工作上

我一贯认为,干部是应该没有假期的。当然,我也并不认为干部需要天天钉在办公室里“坐班”,我甚至对于干部是否朝九晚五按时打卡都不在意,因为我认为干部对工作最大的价值不是物理上投入的时间而是脑力上投入的时间。如果以“休假”或者“下班时间”为由不处理邮件,我认为是心思没有在工作上的表现。如果您家的房子在装修,然后您出去休假了,请问您是否会继续关心装修的进展呢?

三、养成自己良好的工作习惯。

俗话说,21 天可以养成一个习惯,习惯可以变成性格,性格决定命运,可见好的工作习惯至关重要。日清邮件,可以让你保持一个紧张有序的工作习惯,今日事今日毕,你会觉得非常轻松,而且效率非常高。

如何日清邮件?

如何日清邮件呢?在拉卡拉,我们要求三点:

一、随时查收和回复邮件,以及微信等通信工具。

干部没有下班时间、没有假期,任何时候,都要保持手机24小时开机,当然在飞机上除外,但是在电影院甚至洗澡、睡觉,都应该保持手机畅通,都要随时查收邮件和微信,并及时回复。

二、处理邮件,先难后易。

很多人的习惯是,吃东西时,先挑坏的吃最后再吃好的;看邮件时,先看容易的简单的再看重要的复杂的。这些习惯的坏处是,把最充沛的精力用在了处理简单容易的事情,而那些复杂伤脑筋的事情都留在了后面,甚至最终变成没有时间没有精力草率处理了事,正确的工作习惯是,按照重要紧急四个维度来处理,先处理重要且紧急的,再处理紧急但不重要的,然后再处理重要不紧急的,最后是不重要不紧急的。

三、养成正确的写邮件方式。

虽然邮件是大家天天用时时用的工具,但是大多数人还是没有掌握写邮件的正确方式,要么不写主题,要么内文平铺直叙长篇大论,要么动辄就抄送全体……

正确的写邮件方式包括:邮件一定要有主题,让收件人一目了然,以后查找邮件也简洁明了。邮件一定要控制抄送讲究对象,很多人把邮件抄送给很多那些不相关的人员,既骚扰了别人,又可能泄密。

邮件一定要简洁,要写“人话”,不要信马由缰长篇大论,叙述问题不要平铺直叙,要倒叙,先讲结论,再列出论据足矣,至于素材和资料应该作为附件,这样的写法让人更容易接受。

不要动辄就从盘古开天地写起,然后平铺直叙罗列流水账。我们永远要记住,写邮件也好写文章也罢,我们的目的是让人看懂,如果偏离了这一点就失去了写字的意义。

发邮件的技能get:

· 标题与内容相关,一封邮件一个标题

· 寻求跨部门支持的邮件要抄送对方的上级及自己的上级

·· 邮件内容要简洁,不要长篇大论

· 慎用“全部回复”

【编辑:范范v】
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